每一家出版商都说，“你必须要了解的是，我们和其他的出版商有一些不同。我们和其他人不一样。”

我和很多的出版商都交流过他们的工作流程和程序，每一家出版商的营销路线确实是根据他们特定的风格、文化、类别以及习惯而有所不同。不过整个出版项目中还是有一些非常重要的主题。针对工作流程中的不同点也对应的有不同类型的工具可以使用。

出版流程最开始的那一部分是模糊不清的。似有似无的编辑理念只存在于责任编辑的脑袋里和笔记本上；新项目的想法会出现在会议、邮件、酒吧的零散对话中。在这个像原始液一样的阶段，你害怕之后会忘记因此想要抓住某些想法，但是你并不想进入一个含有大量数据的系统，并且这些数据的模糊程度就类似于“一系列有关艺术历史上家禽的书”这种说法。

在这里使用不涉及太多细节就能够让你抓住精髓的系统就尤为重要——不过在理想状态下，这些细节可以随着想法的增加以一种更加稳固的状态慢慢补充进去。Trello和Pipedrive一样，是一个卡片形式的系统，在这方面的表现就很不错。这些工具都是日本丰田汽车公司在20世纪70年代以Kanban系统为基础建立起来的，就是为了帮助生产流程的管理，而且经过时间的验证，这些工具的实用性确实很强。在我们的测试程序中，简洁的数据输入以及数据完整性就是巨大的资产了。

随着想法的成形，我们就需要增加更多的数据，这样测试团队才能够将这些想法带入到编辑决定的阶段。在这一阶段，我们会同时考虑编辑和财务上的意见：文字和数字。在缺少一个真正的出版管理系统的情况下，Google Docs和Google Sheets都是非常有帮助的工具。你可以把他们看作是一个20人的团队可以同时进行编辑的微软办公工具。真的是同步的！你可以看到团队成员的所输入的编辑信息出现在你面前。

与将不同版本的表格通过邮件发送到各处相比，这里人力物力的节约已经是很大进步了，而且它也是首次尝试鼓励匿名的团队成员参与合作的一次试验。你在这里的口头禅应该是“真理只有一个。”

在上一阶段之后，你就要准备一个合同初稿，开始与出版商或代理机构进行协商。再说一次，一个综合的出版管理系统就是这里的金本位制，但是如果没有的话，也有一些文件收集系统非常好用。
PandaDocs是值得尝试的一个，你可以通过它从模板创建倡议书或合同等文件，然后将它们发送给收件人。最好的一点就是你不仅可以看到收件人什么时候查看了文件，还能够知道他们在每一页上所花的时间比例。你可以以数字方式签署协议，通过评论、提示以及讨论线索来管理来来回回的协商内容。

现在来说说手稿开发和销售程序的开始。在这一阶段，有很多部分都不是固定的，不过有一些特定部分的数据能够对很多人的影响很大。让我用手稿的发送日期或是出版日期来举例：如果这两个时间里有一个变了，那么受影响的部分就包括到货以及向第三方销售的分销服务、你的纸质版本的买家以及公关团队。这里有一款工具叫做Slack，这是一款可以整合任意数量服务的团队信息应用。任何软件都可以与它结合，而且操作非常简单，所以无论你的基础设施建设如何，你都没有理由不使用它。如果你喜欢的话，你可以选择弹出式的咆哮型通知，或者如果你不愿意在工作时间受打扰，那么你可以批量进行处理。这样整个团队不需要接收邮件或是登录系统就能够知道日期调整的消息。

当我们来到生产阶段，整个程序就变得比较可以预测了。在这一阶段，我们总是倾向于一遍一遍地做同一类别的事情：向排版员工、设计者和校对员做简报。初版、二版、修正。确认印刷数量。我们的程序一般来说是一系列独立、重复的固定任务，Gantt就能够很好的管理它们。我还喜欢能够在日历上看到人类友好型的日期。如果你所使用的系统显示的是互联网日历标准的日期，那么是可以在谷歌、Outlook或是其他你喜欢的日立程序中看到这些日起。CapsuleCRM在这方面的表芯就很不错，而且在管理多个复杂项目上面也很有效。

尝试将整个出版程序进行整个需要用到一些支撑性的软件：横跨整个出版程序的系统。会计软件就是一个好的例子。我用的是FreeAgent，Xero在2015年也是一个不错的选择。这两个系统都拥有美观灵活的API，这意味着他们可以和Float这样的工具同步，进行现金流转分析。Shopify用于电子商务，CapsuleCRM用于消费者关系管理——事实上，我在谷歌搜索中总共找到了100多个可以与这两个系统同步的工具。将这与一个你只能选择.csv文件的服务器工具对比：更对、灵活性小、不美观、功能不全。

有成果的使用软件的诀窍在于要确保你尽可能地减少使用软件的数量，以此来限制你基础设施建设的复杂性，还要保证你所使用的软件与其他软件没有相互冲突。我们这里所提到的工具的API都是精心设计的，可以与其他的工具同步。这意味着你在一个软件里输入了数据，他就会神奇的出现在另外一个上面，节约时间成本，减少重复工作。

无论你决定使用什么工具，要确保你选择的工具的开发商对他们的软件与其他软件的融合性给与了足够的关注。（李慧楠 编译）

来源：中国图书出版网